Quando si lavora con Excel, nella quasi totalità dei casi si crea un file che deve essere salvato per poterlo riutilizzare o consultare anche in un secondo momento. Per questo, quando si crea una nuova cartella di lavoro è fondamentale salvarla correttamente e, per fare questo, è molto importante fare caso a due aspetti in particolare:
- per prima cosa, la posizione in cui si decide di salvare il file o cartella di lavoro;
- per secondo, il tipo di estensione del file.
Come salvare una cartella di lavoro Excel
Salvare una nuova cartella di lavoro è molto semplice e, per farlo, baste seguire questi semplicissimi passi.
Per prima cosa, bisogna fare clic su File e poi su Salva con nome, come nell’immagine qui sotto:
A questo punto, è possibile scegliere DOVE salvare la cartella di lavoro, in quale posizione del computer o in quale cartella del server aziendale, per esempio, o nel cloud.
Come dicevamo prima, questa è una scelta molto importante. Quando si crea un file di lavoro che, per esempio, deve essere consultato anche da altri colleghi dell’azienda, è importante ricordarsi di non salvare il file sul proprio computer, ad esempio sul proprio desktop o nella cartella documenti, che non sono accessibili da altri utenti, ma è preferibile scegliere una cartella che si trova sul server aziendale a cui tutti all’interno dell’impresa hanno accesso.
Oppure, se il file deve essere condiviso ed utilizzato anche da persone esterne all’azienda, è possibile salvarlo in una cartella in cloud, raggiungibile grazie ad un link e che permette quindi a tutti coloro che sono in possesso di tale accesso, di vedere, aprire ed eventualmente modificare il file.
Una volta scelta la posizione in cui salvare il file, è importante definire il nome del file e l’estensione del file:
Estensioni di Excel: cosa significano e quale scegliere
Alla fine del nome di ciascun file viene fornita un’estensione che aiuta a identificare il tipo di file nel sistema operativo. Normalmente, l’estensione del file è un testo che inizia con un “.” spesso seguito da uno, due, tre o quattro caratteri: es. .pdf oppure .jpg oppure .xlsx, solo per citarne alcuni dei più famosi, che identificano rispettivamente un file PDF, un immagine JPEG o una cartella di lavoro Excel.
Le estensioni dei file Excel possono essere di vari tipi. Qui di seguito vengono riepilogate e descritte le estensioni excel più comuni ed utilizzate:
- XLS – Cartella di lavoro di Excel: questa estensione è il tipo più comune ed è stata l’opzione predefinita da Microsoft Office per Excel dalla versione 2.0 a Excel 2003. Questa estensione si riferisce ad un file che contiene tutti i tipi di informazioni, compresi dati, formati, grafici, ecc. Il sistema operativo riconosce il tipo di file con l’aiuto dell’estensione e gestisce questo file utilizzando l’applicazione Excel.
- XLSX – Cartella di lavoro di Excel utilizzata dai file di foglio di calcolo generati a partire dalla versione Excel 2007 in poi. Per un file Excel, l’estensione predefinita corrente è XLSX.
- XLSM – Cartella di lavoro di Excel (codice) è il formato di file basato su XML e con attivazione macro di Excel 2007-2013 che consente di memorizzare codice macro VBA o fogli macro di Excel 4.0.
- XLTX – Modello è il formato di file predefinito per un modello di Excel per le versioni Excel 2007-2013. Non consente di memorizzare codice macro VBA o fogli macro di Excel 4.0 (xlm).
- XLTM – Modello (codice) è il formato di file predefinito con attivazione macro per un modello di Excel di Excel 2007-2013. Consente di memorizzare codice macro VBA o fogli macro di Excel 4.0 (xlm).
- TXT – Testo è il formato di file che salva una cartella di lavoro come file di testo delimitato da tabulazioni per consentirne l’utilizzo in un altro sistema operativo Microsoft Windows, Macintosh o MS-DOS e assicura che i caratteri di tabulazione, le interruzioni di riga e altri caratteri vengano interpretati correttamente (viene salvato solo il foglio attivo).
- CSV – Testo è il formato di file che salva una cartella di lavoro come file di testo delimitato da virgole per consentirne l’utilizzo in un altro sistema operativo Microsoft Windows, Macintosh o MS-DOS e assicura che i caratteri di tabulazione, le interruzioni di riga e altri caratteri vengano interpretati correttamente (viene salvato solo il foglio attivo).
- PDF (Portable Document Format) è il formato di file che mantiene la formattazione del documento e consente di condividere i file. Quando il file in formato PDF viene visualizzato online o stampato, mantiene inalterato il formato previsto e i dati in esso contenuti non possono essere facilmente modificati.
- ODS – Open Documents è il formato di file che salva una cartella di lavoro per poterla aprire in applicazioni di foglio di calcolo che utilizzano questo formato, ad esempio Google Docs e OpenOffice.org Calc. È inoltre possibile aprire fogli di calcolo in formato ods in Excel, anche se, in questi casi, è possibile che la formattazione venga persa.
È importante specificare che, una volta creata una cartella di lavoro con un’estensione, per esempio .xlsx, è possibile cambiare l’estensione in qualsiasi momento aprendo il file e risalvando la cartella con la nuova estensione, ad esempio .xlsm perché si è creata una macro nel documento in un secondo momento.